Comment faire une lettre administrative en anglais?

Rédiger une lettre administrative en anglais peut s’avérer être une tâche compliquée si l’on ne connait pas les modalités de mises en forme d’une lettre formelle, les formules de politesse en anglais ou encore la complexité des phrases liées au langage administratif en anglais. Qu’il s’agisse d’une lettre commerciale, d’une lettre de plainte en anglais, d’une lettre de réclamation en anglais, d’un message administratif en anglais (par mail ou par lettre), une lettre de motivation en anglais, d’une lettre à un ami ou encore une lettre de regret, les formalités restent les mêmes. Pour ce qui est du contenu de la lettre administrative en anglais, cet article vous liste les étapes à suivre afin que vous puissiez rédiger au mieux votre lettre formelle en anglais.

Les formalités d’une lettre administrative

Rédiger une lettre formelle en anglais nécessite de connaître quelques formalités de mise en forme ainsi qu’un vocabulaire précis et des formules de politesse appropriées. Voici les différentes formalités que vous devez connaître afin de procéder à l’écriture de votre lettre administrative:

La place de l’expéditeur et du destinataire

L’emplacement de l’adresse de l’expéditeur et du destinataire diffère de la lettre administrative à la française. En effet, les coordonnées de l’expéditeur se trouvent en haut à droite de la lettre. Les coordonnées du destinataire se trouvent en haut à gauche de votre lettre formelle.

L’objet de la lettre formelle en anglais

L’objet de la lettre administrative doit reprendre brièvement le sujet de votre lettre: pour quelle problématique ou opportunité écrivez vous cette lettre? L’objet de la lettre se trouve directement en dessous des coordonnées du destinataire. L’objet de votre lettre doit être écrit sous la forme « Re : Sales Representative at Apple » par exemple.

Écrire la date dans une lettre en anglais

Dater une lettre formelle en anglais peut s’avérer être une tâche délicate. En effet, les modalités ne sont pas les mêmes qu’en France. Pour écrire la date en anglais, il faut utiliser des nombres ordinaux, et non cardinaux comme en français. Pour tout connaître de la date en anglais, nous vous conseillons cet article qui vous explique comment rédiger la date en anglais dans votre lettre.

Attention, dans la majorité des cas, il vous suffit de rajouter « th » à la fin de votre nombre. Ce n’est pas toujours le cas: lorsque vous entendez « one » dans votre nombre, ce dernier devra finir par « st« . Si vous entendez « two« , le nombre devra finir par « nd« .

exemples:

• March 21st, 2021 / July 22nd, 2021 / October 31st, 2021 (car on entend « one » ou « rwo » dans tous ces nombres)
• January 11th, 2021 / August 12th, 2021 (car on n’entend pas « one » dans « eleven » ou « twelve »).

Le corps de la lettre administrative en anglais

Lorsque l’on souhaite rédiger une lettre formelle en anglais, il faut suivre un certain « schéma ». Après avoir rempli les différentes formalités (les coordonnées du destinataire, de l’expéditeur, avoir renseigné l’objet et bien daté sa lettre formelle), il faut maintenant s’attaquer au contenu du message administratif. Voici les étapes à suivre:

Comment commencer une lettre en anglais?

Les modalités vont dépendre de la personne à qui vous vous adressez:

• Si vous connaissez le nom du destinataire et qu’il s’agit d’une femme, vous avez le choix entre trois possibilités: Dear Mrs Smith / Dear Ms Smith / Dear Miss Smith

• Si vous connaissez le nom du destinataire et qu’il s’agit d’un homme: Dear Mr Smith

• Si vous ne connaissez pas le nom du ou des destinataire(s) de la lettre mais qu’il s’agit d’une femme: Dear Madam

• Si vous ne connaissez pas le nom du ou des destinataire(s) de la lettre mais qu’il s’agit d’un homme: Dear Sir

• Si vous ne connaissez pas le genre de votre / vos destinataire(s): Dear Sir or Madam

• Si vous n’avez vraiment aucune idée de votre destinataire ou qu’il s’agit d’une institution, vous pouvez utiliser la formule « To whom it may concern« . La formule « Dear Sir or Madam » est à privilégiée, du fait qu’elle soit plus spécifique.

Le contenu d’une lettre formelle en anglais

L’idée est de délivrer son message administratif de manière brève et concise. Pas plus d’une idée par paragraphe, et évitez d’aller au delà de trois paragraphes. En fonction de votre demande ou de votre problématique, voici des formules qui peuvent vous être utiles:

Pour remercier quelqu’un en anglais dans une lettre: to express thanks in a letter

Vous pouvez utiliser la formule suivante:

• I am writing to you to thank you for…

Pour une recherche de travail: to apply for a job

Vous pouvez utiliser les formules suivantes:

• I would be interested in obtaining more information about your job offer advertised in…
• I am writing to apply for a position of…
• I am writing in response to your advertisement for the job of …

Pour plus d’informations, nous vous conseillons cet article qui vous liste les étapes à suivre afin de rédiger votre lettre de motivation en anglais.

Pour se plaindre ou faire une réclamation: to complain

Vous pouvez utiliser la formule suivante:

• I am writting to express my dissatisfaction with…

Pour faire une demande en anglais: to make a request

Vous pouvez utiliser la formule suivante:

• I would be grateful if you could send me the details of…

Pour s’excuser dans une lettre en anglais: to apologize

Vous pouvez utiliser la formule suivante:

• I am sorry for the delay in replying to your request and regret any inconvenience caused by…

Pour donner de mauvaises nouvelles: to give bad news

Vous pouvez utiliser la formule suivante:

• I regret to inform you that after careful consideration, we have decided to turn down your offer because…

Pour donner de bonnes nouvelles: to give good news

Vous pouvez utiliser la formule suivante:

• I am delighted to inform you that we have decided to accept your offer

Comment conclure une lettre formelle en anglais?

Pour terminer une lettre administrative en anglais, il faudra utiliser certaines formules de politesse, en fonction de « to whom it may concern ». Il faut également, si c’est le cas, stipuler que vous êtes en attente d’une réponse. Voici les formules de politesse que vous pouvez utiliser pour finir une lettre administrative en anglais:

• I am looking forward to hearing from you soon
• I look forward to hearing from you
• Thank you for your prompt help
• I would appreciate an answer at your earliest convenience
• An early reply would be greatly appreciated

En tout dernier lieu, juste avant de rappeler votre nom ainsi que votre prénom puis de signer votre lettre, voici les salutations d’usage que vous pouvez utiliser pour clore votre lettre formelle:

• Yours sincerely
• Yours faithfully

Le vocabulaire nécessaire pour rédiger une lettre administrative en anglais

En fonction du sujet de votre lettre, cette liste de vocabulaire à télécharger sous format PDF pourra s’avérer être utile pour la rédaction de votre lettre formelle.

Voici un exemple de lettre administrative en anglais sous format PDF, qui reprend toutes les spécificités d’une rédaction anglaise, à télécharger directement sur votre ordinateur. Ce modèle de lettre formelle peut vous inspirer pour votre propre rédaction en anglais.

Si vous souhaitez élargir votre vocabulaire administratif ou votre vocabulaire commercial, nous vous conseillons ce livre qui vous donne des formules et astuces pour vous aider à formuler des demandes spécifiques.