Google Docs est un puissant outil de gestion documentaire qui permet aux utilisateurs de créer et de modifier des fichiers en ligne, de collaborer avec d’autres personnes en temps réel et de stocker des fichiers dans le nuage. L’une des principales caractéristiques de Google Docs est sa fonction de signature électronique, qui permet au signataire d’avoir une solution pour signer et envoyer des fichiers PDF (ou autre) par voie électronique (e-mail) à plusieurs destinataires. Dans cet article Learnatorium, nous allons voir comment utiliser la fonctionnalité de signature électronique étape par étape dans votre fichier afin d’optimiser votre productivité.
Sommaire
Introduction à Google Docs et aux signatures électroniques
Google Docs est un outil de traitement de texte en ligne développé par Google. Il permet aux internautes de créer, de modifier et de partager un fichier en ligne. Ce logiciel fait partie de la suite Google Drive, qui comprend également Google Sheets, Google Slides et Google Forms.
Les signatures électroniques sont des paraphes juridiquement contraignantes qui sont créées et stockées électroniquement. Elles constituent un moyen pratique et sûr de signer un fichier sans qu’il soit nécessaire de recourir à des paraphes physiques et donc, de perdre du temps. Elles sont de plus en plus populaires en raison de leur commodité, de leur rapidité et de leur rentabilité.
La fonctionnalité de paraphe électronique permet aux utilisateurs, et notamment ceux qui travaillent au sein d’entreprises, de signer et d’envoyer votre fichier par mail. C’est un moyen efficace et sûr de signer et de partager votre document avec d’autres personnes.
Comprendre les signatures électroniques et leurs avantages
Les paraphes en ligne sont un moyen sûr et juridiquement contraignant de signer un doc PDF (ou autre format). Elles sont créées à l’aide d’un certificat de paraphe numérique, qui est un identifiant unique délivré par un tiers de confiance.
Les avantages de l’utilisation des signatures électroniques sont notamment une efficacité et une commodité accrues. Les paraphes électroniques peuvent être signées et envoyées de n’importe où et à n’importe quel moment, ce qui facilite le paraphe d’un fichier en déplacement. Elles réduisent également le besoin de paraphes physiques, qui peuvent être longues, fastidieuses et coûteuses.
Les signatures en ligne sont également plus sûres que les paraphes physiques. Elles sont cryptées et stockées en toute sérénité, ce qui réduit le risque de fraude ou de falsification.
Options de signature et de mise en page dans Google Docs
Google Docs offre aux utilisateurs plusieurs options de signature et de mise en page. Les internautes ont le choix entre plusieurs styles, notamment la cursive, le bloc et le script. Ils peuvent également personnaliser la taille, la couleur et la police de leur paraphe.
Google Documents permet également aux utilisateurs d’ajouter une ligne de paraphe à leur document, ce qui indique clairement l’emplacement du paraphe. Les utilisateurs peuvent également ajouter des zones de texte, des tableaux et des images à leur fichier pour créer une mise en page professionnelle.
Facilité d’utilisation et conseils pour une gestion efficace des signatures
La fonction de paraphe électronique de Google Documents est facile à utiliser et sa mise en place ne prend que quelques minutes. Les utilisateurs peuvent signer et envoyer un fichier PDF ou autre en quelques clics de souris ou de clavier.
Ajouter, personnaliser et gérer sa signature électronique dans Google Docs
Pour ajouter, personnaliser et gérer des paraphes en ligne sur le logiciel, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
- Ouvrez votre doc dans le logiciel.
- Appuyez sur « Insertion » dans la barre de menu supérieure.
- Sélectionnez « Dessin » dans le menu déroulant. Cela ouvrira l’application Google Drawings dans une nouvelle fenêtre.
- Dans la fenêtre Google Drawings, vous pouvez dessiner votre paraphe à l’aide des éléments de dessin disponibles. Utilisez la souris ou un stylet si vous en avez un pour créer votre paraphe. Vous pouvez également importer une image de votre paraphe préalablement scannée ou capturée.
- Lorsque vous avez terminé de créer ou d’importer votre signature, Appuyez sur « Fichier » dans la barre de menu supérieure.
- Choisissez « Télécharger » dans le menu déroulant, puis choisissez le format de fichier souhaité pour votre signature (par exemple, PNG ou JPEG). Cela téléchargera votre paraphe sur votre ordinateur.
- Retournez à votre document.
- Cliquez sur l’endroit où vous souhaitez insérer votre paraphe.
- Appuyez sur « Insertion » dans la barre de menu supérieure.
- Sélectionnez « Image » dans le menu déroulant.
- Choisissez « Depuis l’ordinateur » pour importer votre signature téléchargée précédemment. Choisissez le fichier de votre signature et Appuyez sur « Ouvrir« . Votre signature sera insérée dans le fichier.
- Vous pouvez maintenant redimensionner, positionner et ajuster la taille de votre signature selon vos besoins.
- Pour gérer vos signatures électroniques, vous pouvez enregistrer votre paraphe créée dans Google Drive pour y accéder facilement ultérieurement. Pour cela, lorsque vous êtes dans Google Drawings, cliquez sur « Fichier » dans la barre de menu supérieure, puis choisissez « Enregistrer dans Drive« . Donnez un nom à votre doc de paraphe et Appuyez sur « Enregistrer« . Vous pourrez retrouver votre signature dans votre Google Drive et l’insérer dans d’autres fichiers ultérieurement.
Pour supprimer une paraphe dans Google Documents, il suffit de cliquer sur le champ de signature et d’appuyer sur la touche de suppression. Pour personnaliser la taille, la couleur et la police de leur signature, ils peuvent cliquer sur la zone de paraphe et sélectionner « Plus d’options« .
Télécharger des modules complémentaires pour signer électroniquement des documents
Pour ajouter une signature à des fichiers dans le logiciel, vous pouvez utiliser un module complémentaire (add-on) appelé « DocuSign eSignature for Google Workspace ». Voici comment utiliser cette méthode (même depuis votre smartphone ou votre tablette):
- Ouvrez votre doc dans le logiciel.
- Appuyez sur « Add-ons » dans la barre de menu supérieure.
- Choisissez « Get add-ons » dans le menu déroulant.
- Dans la fenêtre pop-up, recherchez « DocuSign eSignature for Google Workspace » dans la barre de recherche.
- Cliquez sur le module complémentaire « DocuSign eSignature for Google Workspace » dans les résultats de recherche.
- Appuyez sur le bouton « Install » (Installer) pour l’ajouter à votre compte Google.
- Suivez les instructions pour autoriser l’accès à votre compte Google Documents.
- Une fois installé, vous pouvez accéder au module complémentaire en sélectionnant « Add-ons » dans la barre de menu supérieure, puis en choisissant « DocuSign eSignature for Google Workspace » dans le menu déroulant.
- Dans DocuSign, vous pouvez configurer les paramètres de signature, tels que le placement et la personnalisation de la signature, l’ajout de champs de signature supplémentaires, etc.
- Suivez les instructions afin de signer votre fichier. Cela peut inclure la sélection d’une paraphe préexistante, l’importation d’une signature numérisée ou la création d’une nouvelle signature à l’aide de l’outil de dessin.
- Une fois que vous avez terminé de signer le document, vous pouvez le sauvegarder et envoyer la version signée à d’autres personnes par le biais de DocuSign.
Veuillez noter que l’utilisation de ces modules tiers peut nécessiter un compte ou une souscription à ces services supplémentaires, tels que DocuSign. Assurez-vous de vérifier les exigences et les conditions d’utilisation du module complémentaire spécifique avant de l’installer et de l’utiliser.
Utilisation de la signature Google Docs pour la présentation de données, les documents officiels, la sécurité et la validation
Google Docs est un excellent outil pour créer et partager des présentations de données. Les internautes peuvent créer des diagrammes, des graphiques et des tableaux pour présenter leurs données de manière claire et concise.
Il s’agit aussi d’une bonne alternative pour créer un document officiel, tels qu’un contrat ou encore un accord. Grâce à la fonction de signature électronique, les usagers peuvent signer et envoyer des fichiers de manière sécurisée et en toute légalité.
Le logiciel offre également aux internautes une série d’éléments de sécurité et de validation, notamment la protection par mot de passe et l’authentification à deux facteurs. Ils peuvent ainsi s’assurer que leur document soit sécurisé et protégé contre tout accès non autorisé.
Utilisation de la signature électronique pour les contrats et les accords avec gestion de fichiers à distance
Ce logiciel est un outil idéal pour gérer des contrats et des accords à distance. Grâce à sa fonction de signature électronique, les utilisateurs peuvent signer et envoyer un document rapidement et en toute sécurité, sans qu’il soit nécessaire de recourir à des paraphes physiques.
Google Docs met également à la disposition des utilisateurs toute une gamme d’outils de collaboration, ce qui permet aux équipes de travailler ensemble sur des contrats et des accords. Les utilisateurs peuvent partager votre document avec d’autres personnes, ajouter des commentaires et des suggestions, et suivre les modifications en temps réel.
Principales fonctionnalités du logiciel pour la gestion de fichiers
Cet outil possède plusieurs fonctionnalités qui en font un excellent outil de gestion de fichiers. L’une des caractéristiques les plus remarquables est sa capacité de collaboration. Google Docs permet à plusieurs usagers de travailler simultanément sur le même fichier, ce qui facilite la collaboration et le partage d’idées au sein des équipes.
Une autre caractéristique clé de ce logiciel est sa capacité de stockage dans le nuage. Il stocke tous les documents dans le nuage, ce qui permet aux internautes d’accéder facilement à leurs fichiers à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion internet.
Le logiciel offre également aux utilisateurs un large éventail d’options de mise en forme, notamment des styles de police, des tailles et des couleurs. Les usagers peuvent également ajouter des images, des tableaux, des liens hypertextes, des exposants, un sommaire automatique ou encore une numérotation à leurs documents.
Gestion efficace de la conception et de la présentation dans Google Docs
Google Documents met à la disposition des internautes plusieurs options pour une conception et une gestion efficaces des présentations. Les usagers peuvent ajouter des images, des tableaux et des graphiques à leurs fichiers pour créer une mise en page professionnelle.
Ils peuvent également utiliser les options de mise en forme de Google Documents pour personnaliser la taille, la couleur et la police de leur texte. Ils peuvent ainsi rendre leurs fichiers plus attrayants et plus faciles à lire.
Cette fonctionnalité permet également aux internautes de créer des présentations, qui peuvent être utilisées pour partager des informations avec d’autres personnes dans un format visuel. Les internautes peuvent ajouter des images, du texte et des animations à leurs présentations afin de créer une présentation dynamique et attrayante.
