Vous vous demandez de quelle façon insérer un sommaire automatique sur le célèbre outil bureautique Google Docs afin de rendre la navigation la plus claire possible? Il s’agit en effet d’un logiciel puissant de création ayant des similarités avec Word, bien qu’il sera plus pratique pour le partage de documents en ligne. Il offre une série de fonctionnalités qui facilitent la création et la gestion de documents, notamment le sommaire automatique. Dans cet article learnatorium, nous examinerons les avantages de l’utilisation d’une table des matières auto dans et nous verrons comment l’ajouter et la personnaliser en fonction de vos besoins.
Sommaire
Introduction à la table des matières automatique dans Google Documents
Une table des matières est un outil utile qui aide les lecteurs à naviguer rapidement et facilement dans un document. Elle fournit une vue d’ensemble de la structure du doc, ce qui permet de trouver facilement les informations dont on a besoin. Vous pouvez donc créer un sommaire auto qui se met à jour lorsque vous ajoutez ou supprimez des titres dans votre fichier.
Sommaire automatique sur Google Docs: les avantages
La table des matières auto présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet une navigation fluide, ce qui permet aux utilisateurs de trouver facilement les informations dont ils ont besoin. Ensuite, elle crée une structure claire pour votre document, ce qui en facilite la lecture et la compréhension. Enfin, il permet de gagner du temps en se mettant automatiquement à jour au fur et à mesure que vous apportez des modifications à votre document.
Comment insérer et personnaliser votre sommaire sur Google docs
Pour ajouter un sommaire, vous devez d’abord créer des titres pour votre document. Les titres sont des fonctions de mise en forme qui vous permettent d’organiser votre doc en sections. Pour créer un titre, il vous suffit de mettre en surbrillance les textes que vous souhaitez transformer en headline et de sélectionner le niveau de titre approprié dans la barre d’outils; pour ce faire, vous devrez respecter les étapes suivantes:
- Ouvrez un fichier Google Docs
- Surlignez le texte que vous souhaitez passer en titre
- Choisissez Format
- Cliquez sur Style de paragraphes
- Sélectionnez un style de texte
- Cliquez ensuite sur Appliquer style de texte
Une fois que vous avez créé vos headlines, vous pouvez ajouter un sommaire en cliquant sur le menu « Insertion » et en sélectionnant « Table des matières« . Vous pouvez choisir parmi plusieurs fonctionnalités de formatage, y compris différents niveaux d’en-tête, de numérotage des pages et de styles de titre et de sous titres. Pour afficher le plan et faciliter ainsi la navigation d’un volet à l’autre, il vous suffira de vous référer à la barre d’outils sur la gauche, comme vous pouvez le voir sur les différentes photos de cet article.
Ajouter des styles de numérotation de page et de titre dans Google docs
La numérotation des pages et les styles de titre sont des éléments essentiels de toute table des matières et sont essentielles à un plan bien structuré. Le numérotage de page permettent aux lecteurs de savoir clairement où ils se trouvent dans le doc et quel est le contenu de chaque section. Vous pouvez facilement ajouter des styles de numérotage des pages et de titre à votre table des matières en sélectionnant les fonctions appropriées dans le menu Format. Voici les étapes à suivre:
Pour modifier l’aspect des headlines:
- Choisissez le titre que vous souhaitez personnaliser
- Il y a plusieurs techniques: allez dans la section Format puis procédez à vos modifications, ou bien servez-vous directement de la tool bar pour changer les couleurs, la police, l’écriture…
Pour modifier l’aspect du numérotage des pages:
- Commencez par ajouter un numérotage de page en allant dans Insertion
- Choisissez le type de numérotage que vous souhaitez puis appuyez sur Entrée ou bien personnalisez vos numéros en allant dans la partie Autres options
Créer des en-têtes pour votre document Google docs
Les en-têtes sont un élément essentiel de tout doc professionnel. Ils fournissent aux lecteurs des informations importantes sur le fichier, telles que le nom de l’auteur et la date de création. Dans Google Docs, vous pouvez créer des en-têtes en cliquant sur Insertion et en sélectionnant En-tête.
Ajouter et supprimer des titres et des numéros dans votre table des matières sur Google Documents
Dans Google Docs, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des headlines et des numéros à votre sommaire. Pour ajouter un titre, il vous suffit de créer un nouveau titre dans votre document, comme expliqué plus haut dans cet article. Pour supprimer un titre, supprimez-le simplement de votre doc ou bien depuis le sommaire comme ceci:
Pour ajouter ou supprimer un numéro à un titre, il vous suffit de sélectionner le titre et de choisir l’option appropriée dans le menu de mise en forme.
Créer des liens cliquables dans votre table des matières
Les liens cliquables, autrement appelés liens hypertextes sont une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs d’être redirigé vers une page internet en cliquant directement sur ce lien. Vous pouvez donc les créer en procédant comme suit:
- Choisissez l’endroit où vous souhaitez ajouter ces derniers sur votre document
- Cliquez maintenant sur Insertion
- Cliquez ensuite sur Lien
- Saisissez le texte auquel vous souhaitez ajouter un lien dans la partie Texte si cela vous est demandé
- Tapez maintenant l’URL ou bien recherchez directement le site Web dans le champ Lien
- Pour finir, cliquez sur Appliquer dans le cas où cette confirmation vous est demandé
Une fois le lien créé, le texte apparaitra d’une couleur bleue et sera surligné afin d’indiquer aux lecteurs qu’ils ont la possibilité de cliquer sur ce lien s’ils souhaitent être redirigés.
Créer des signets dans votre table des matières
Les signets permettent aux lecteurs de votre doc d’accéder directement à la section dont ils ont besoin. Dans Google Docs, vous pouvez créer des signets dans votre table des matières en procédant comme suit:
- Choisissez l’endroit où vous souhaitez ajouter le signet
- Cliquez sur Insertion
- Cliquez maintenant sur Signet
Il sera évidemment possible de supprimer un signet à tout moment en appuyant sur le symbole corbeille:
Mise à jour de la table des matières
Le sommaire auto de Google Docs se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des headlines dans votre document. Cela signifie que vous n’avez pas à vous soucier de la mise à jour manuelle de la table des matières à chaque fois que vous apportez une modification à votre document. Il en va de même pour la sauvegarde de votre document: le logiciel s’occupe de mettre à jour et de sauvegarder régulièrement votre fichier de manière spontanée afin d’éviter toute perte de données, sans que l’auteur n’ait besoin de s’occuper de quoi que ce soit.
Sommaire auto sur Google Docs: modifier l’apparence de votre table des matières
Le logiciel en ligne propose une série de fonctionnalités de mise en forme qui permettent aux internautes de personnaliser l’apparence de la table des matières. Vous pouvez de cette façon choisir parmi différents styles, tailles et couleurs de police, ainsi que différents niveaux de styles d’en-têtes et de titres ou encore de sous titres. Il sera évidemment possible de rajouter des tableaux ou encore des images en un clic sur votre doc, mais aussi d’importer des informations depuis un fichier Word (ou un autre document Microsoft)
Utiliser la numérotation des chapitres et différents niveaux de titres
La numérotation des chapitres et les différents niveaux de headlines sont des fonctions utiles qui vous permettent d’organiser votre document en sections. Dans Google Documents, vous pouvez facilement ajouter un numérotage des chapitres et différents niveaux de titres à votre document, comme déjà expliqué dans cet article pour la numérotation des headlines de votre document.
Raccourci clavier pour créer votre sommaire automatique sur Google Docs
Ce logiciel propose plusieurs raccourcis clavier qui facilitent la création d’une table des matières. Par exemple, vous pouvez utiliser le raccourci « Ctrl+Alt+Shift+O » pour insérer un sommaire, ou le raccourci « Ctrl+Alt+1 » pour créer un headline de niveau un et ainsi de suite.
Création manuelle si vous ne souhaitez pas de sommaire auto sur Google Docs
Si vous préférez, vous pouvez procéder à la création d’un sommaire manuellement dans Google Docs. Pour ce faire, il vous suffit de créer une nouvelle section au début de votre fichier et de répertorier tous les titres dans l’ordre. Vous pouvez ensuite utiliser des hyperliens pour relier chaque headline au volet correspondant de votre document. L’affichage restera inchangé.
