Astuces pour faire un sommaire efficace sur Google Docs

Google Docs est un outil de rédaction et de traitement de texte basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer, de modifier et de partager des fichiers en ligne, comme sur un document Microsoft Word sous Windows. L’utilisation des logiciels du géant Google Workspace (Google Sheets, Google Slide…) est gratuite et offre une variété de fonctionnalités de mise en forme qui en font un choix populaire pour les particuliers comme pour les entreprises. L’une de ces fonctionnalités est la table des matières sur Google Documents, qui aide les utilisateurs à organiser leurs fichiers et à en faciliter la navigation grâce à son interface intuitive. Il est possible de créer un sommaire automatique sous Google Docs. Ce sommaire automatique vous assure les mises à jour en temps réel des modifications.

Une table des matières est une liste des titres et sous-titres d’un document, avec les numéros de page correspondants. Elle se trouve généralement au début du document et donne un aperçu rapide du fichier. Dans Google Documents, la création d’une table des matières est très simple et se fait en quelques étapes. Vous pourrez également ajouter des en têtes et des pieds de page pour faciliter la lecture de votre fichier. Nous allons donc vous expliquer dans ce guide de quelle façon créer un sommaire efficace grâce au logiciel Google Documents.

Comprendre l’importance de la table des matières

La table des matières est un élément essentiel de tout document long, car elle aide les lecteurs à trouver rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin. Elle donne également un aperçu de la structure du document, ce qui peut être utile aux lecteurs qui souhaitent se faire une idée du contenu du document avant de s’y plonger. Pour les auteurs, une table des matières peut les aider à organiser leurs idées et à s’assurer qu’ils couvrent tous les sujets nécessaires dans leur document.

Créer une table des matières de base dans Google Docs

Pour créer une table des matières de base dans Google Documents, procédez comme suit :

1. Tout d’abord, créez votre document et ajoutez des titres et des sous-titres à l’aide des styles « Titre » (titre 1, titre 2, titre 3…) Pour ce faire, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez transformer en titre, puis ouvrez le menu déroulant « Format » dans la barre d’outils et sélectionnez le niveau de titre approprié.
2. Une fois que vous avez ajouté tous vos titres et sous sections, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le « sommaire »table of contents ».
3. Rendez vous dans « Insertion » dans la barre d’outils, puis sélectionnez « Table des matières » et choisissez le type de sommaire que vous souhaitez.
4. Le logiciel génère automatiquement un sommaire à partir des titres et sous-titres de votre document. Vous pouvez cliquer sur n’importe quel élément de la table des matières pour accéder à cette section du document.

Ajout de modifications à la table des matières – personnalisation des styles de titre et gestion de la hiérarchie des titres

Dans certains cas, vous pouvez souhaiter personnaliser l’apparence de votre sommaire ou modifier la hiérarchie de vos titres. Voici comment procéder étape par étape :

1. Pour personnaliser l’apparence de votre sommaire, cliquez sur celle-ci pour la sélectionner, puis ouvrez le menu déroulant « Table des matières » dans la barre d’outils. Vous pouvez alors choisir un style différent ou modifier la police, la taille et la couleur du texte.
2. Pour gérer la hiérarchie de vos titres, vous pouvez utiliser l’outil « Contour » dans la barre d’outils. Cet outil vous permet d’avoir une vue d’ensemble de la structure de votre document et de déplacer les titres vers le haut ou vers le bas de la hiérarchie. Pour y accéder, accédez à « Affichage« , puis sélectionnez « Afficher le plan« .

Ajouter manuellement un titre à la table des matières sur Google Docs

Si vous souhaitez ajouter à la table des matières un titre qui n’est pas une rubrique de votre fichier, vous pouvez le faire manuellement. Voici comment procéder :

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter le titre dans votre document.
2. Ouvrez le menu « Insertion » dans la barre d’outils, puis sélectionnez « Signet« .
3. Entrez un nom pour le signet, puis appuyez sur « OK« .
4. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter le titre dans la table des matières.
5. Cliquez sur « Insertion« , puis sélectionnez « Lien« .
6. Choisissez « Signet » puis sélectionnez le signet que vous venez de créer.
7. Placez le curseur sur « Appliquer » pour ajouter le lien à la table des matières ou appuyez sur Entrée.

Ajouter des liens vers un titre spécifique dans la table des matières

Si vous souhaitez créer des liens hypertextes vers un titre ou un sous-titre spécifique de votre document, vous pouvez le faire en suivant les étapes suivantes :

1. Tout d’abord, mettez en évidence les textes que vous souhaitez transformer en lien hypertexte.
2. Cliquez sur le menu « Insertion« , puis choisissez « Lien« .
3. Choisissez « Titres » dans le menu déroulant, puis positionnez vous sur le titre ou le sous-titre vers lequel vous souhaitez établir un lien.
4. Cliquez sur « Appliquer » pour ajouter le lien hypertexte.

Créer un sommaire efficace sur Google Docs: la mise à jour automatique de la table des matières

L’un des avantages de l’utilisation d’une table des matières dans Google Documents est qu’elle peut se mettre à jour automatiquement lorsque vous apportez des modifications à votre document. Pour activer cette fonctionnalité, procédez comme suit :

1. Cliquez sur la table des matières pour la sélectionner.
2. Cliquez sur le bouton « Rafraîchir » dans la barre d’outils.
3. Google Docs mettra à jour la table des matières afin de refléter les modifications que vous avez apportées à vos titres et sous-titres.

Créer un sommaire efficace: gestion de la numérotation des pages dans la table des matières

Par défaut, cet outil inclut automatiquement les numéros de page dans votre table des matières. Toutefois, vous pouvez personnaliser cette fonctionnalité ou la désactiver. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur la table des matières pour la sélectionner.
2. Cliquez sur le menu déroulant « Table des matières« , puis choisissez « Options« .
3. De là, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les numéros de page, de modifier le format des numéros de page ou de commencer la numérotation des pages à un numéro différent.

Ajouter une table des matières à une présentation

Outre les fichiers, vous pouvez également ajouter une table des matières à une présentation dans Google Slides. Voici comment procéder :

1. Créez d’abord votre présentation et ajoutez vos diapositives.
2. Cliquez sur le menu « Insertion« , puis sélectionnez « Table des matières« .
3. Choisissez le style que vous souhaitez, puis cliquez sur « Importer ».
4. Google Slides génère automatiquement une table des matières à partir des titres de vos diapositives, contrairement à Powerpoint (sous Windows) qui ne propose pas cette gestion de diapositive.

Options avancées de table des matières – utilisation de services tiers et de l’API

Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées pour votre table des matières, telles que des styles personnalisés ou une intégration avec d’autres outils, vous pouvez utiliser des services tiers ou l’API. Voici quelques options :

1. Table des matières Plus : il s’agit d’un plugin WordPress qui vous permet de créer une table des matières dynamique pour vos articles ou pages de blog.
2. Doctopus : Il s’agit d’un outil qui vous permet d’automatiser la création et la gestion de fichiers dans Google Drive, y compris les tables des matières.
3. Google Docs API : Il s’agit d’une interface de programmation qui permet aux développeurs de créer des applications personnalisées qui interagissent avec Google Docs, y compris la table des matières.

Créer un sommaire sur Google Docs: la navigation à l’aide de la table des matières

Une fois que vous avez créé votre table des matières, vous pouvez l’utiliser pour naviguer facilement dans votre document. Voici quelques astuces :

1. Placez le curseur sur n’importe quel élément de la table des matières pour accéder à cette section du document.
2. Utilisez le lien « Retour à la table des matières » au début de chaque section pour revenir à la table des matières.
3. Utilisez l’outil « Plan » pour obtenir une vue d’ensemble de votre document et naviguer entre les différentes sections.

Pour une utilisation optimale, assurez-vous de disposer d’assez de mémoire sur votre appareil et d’utiliser la bonne version.

Imprimer une publication avec table des matières

Si vous souhaitez imprimer votre document avec une table des matières, vous pouvez le faire facilement. Voici comment procéder :

1. Ouvrez le menu « Fichier« , puis sélectionnez « Imprimer« .
2. Dans la boîte de dialogue « Paramètres d’impression », choisissez « Imprimer la table des matières ».
3. Choisissez d’autres options, telles que le nombre de copies ou l’intervalle de pages, puis placez le curseur de la souris sur « Imprimer ».

cette manipulation enregistre également votre document au format PDF afin que vous puissiez l’envoyer par e mail ou autre moyen de partage. Cela peut s’avérer utile, notamment si vous devez envoyer une newsletter par exemple: vous pourrez soit partager directement le lien Google Docs, soit envoyer individuellement les newsletters.

Existe t-il des raccourcis clavier pour imprimer depuis Google Docs?

Oui, il existe un raccourci clavier pour imprimer depuis Google Docs (il existe également d’autres raccourcis, pour le mode de recherche par exemple ou pour toute autre option). Vous pouvez utiliser la combinaison de touches « Ctrl + P » (ou « Command + P » sur un Mac) pour ouvrir directement le dialogue d’impression dans Google Docs. Cela vous permettra de configurer les options d’impression et de lancer le processus d’impression de votre document sans avoir à naviguer dans les menus. Ce raccourci clavier est une manière pratique et rapide d’accéder à la fonction d’impression tout en travaillant sur Google Docs depuis votre écran.